Excel-Sheets "einfach" in SDL Trados Studio übersetzen

Die Herausforderung: “Unübersetzbare“ Excel-Dateien (mit horrenden Anforderungen) 

„Text in Spalte C und D gehört zusammengefasst, übersetzt und in Spalten H, I, J, K, L für die Zielsprachen eingefügt, aber nur, wenn dort noch nichts steht und nur, wenn in Spalte A eine Nummer steht, und Spalte B keinen grünen Hintergrund hat. In Spalte E steht die Längenbeschränkung in Pixel und in Spalte F ein Kommentar, der für die Übersetzer äußerst wichtig ist. In Spalte G steht übrigens die englische Übersetzung, die bitte als Ausgangssprache für Russisch verwenden! Das war Tabellenblatt 1, in Tabellenblatt 2 wiederum […]“

Kommen Ihnen ähnliche Excel-Dateien im Übersetzungsalltag unter? Oder auch "nur" mehrsprachige Excel-Sheets, die übersetzt oder auch z.B. alignt werden sollen - oder beides gleichzeitig?

Die Lösung: Excelling Studio 

Excelling Studio bringt Ordnung in Ihre Excel-Sheets und bereitet diese für die Übersetzung in SDL Trados Studio auf. Dabei werden die Daten gezielt aus Excel-Tabellenblätter und Spalten/Reihen ausgelesen und als spezielles XML an Studio übergeben. Bei der Vor- und Nachbereitung des Excel-Sheets durch Excelling Studio stehen verschiedenste Optionen zur Verfügung, z.B.
• können Sie mehrere Spalten oder Zeilen in der Ausgangs-Excel zu einem Segment zusammenfassen, etwa wenn Stammdaten-Texte aus mehreren Feldern bestehen, die aber „logisch“ zusammengehören. Die Felder werden dann in Studio durch ein "<br/>"-Tag repräsentiert, aber als ein zusammenhängendes Segment betrachtet. Die Längenprüfung kann dann optional für jede „Zelle“ in Excel oder für das gesamte Segment durchgeführt werden,
• legen Sie fest, in welchen Spalten die Ausgangssprache zu finden ist und welche Zielsprachen in welche Spalten importiert werden sollen,
• kann überprüft werden, ob in den Spalten der Zielsprache schon Übersetzungen vorhanden sind. Wenn ja, kann festgelegt werden, ob diese ignoriert oder gleich als Übersetzung mit exportiert werden soll. Darüber hinaus können diese Übersetzungen auch für den Übersetzer gleich gesperrt werden. Mit dieser Funktion können Excel-Dateien auch sehr elegant „alignt“ werden, da die resultierende SDLXLIFF-Datei ja sofort in ein TM importiert werden kann. Optional kann die Zielsprache aus einer Spalte ausgelesen und in eine andere zurückgeschrieben werden.
• definieren Sie, wo etwaige Kommentare zu finden sind. Diese werden als Kommentare in Studio mit angezeigt.
• generieren Sie für Projekte mit vielen Excel-Dateien, die immer wieder gleich sind, ein Mapping zwischen Ausgangsdateien und „Tasks“ und können so einen kompletten Ordner auf einmal konvertieren.

Diese Konfigurationen für Export und Import der Daten können als „Tasks“ abgespeichert werden, damit bei wiederholten Projekten die gewünschten Einstellungen abgerufen werden können.

 Falls die Ziel-Excel gleich mehrere Sprachen umfassen soll, so kann mit den exportierten Dateien und dem eigenen Dateityp sofort ein mehrsprachiges Projekt aus den XMLs erstellt werden, da Studio die Ausgangs- und Zielsprachen aus den XMLs ausliest.

In Studio erfolgt die „normale“ Übersetzung. Mit einem eigenen Dateityp werden gleich auch die Längenprüfungen durchgeführt und zwar auf der Basis von maximalen Zeichen oder Pixeln. Gerendert wird dabei gegen Schriftarten im Betriebssystem oder eine benutzerspezifische Zeichentabelle. 
Nach „Fertigstellen“ des Studio-Projekts liest Excelling Studio alle zielsprachigen XML-Dateien gleichzeitig ein und befüllt damit die zielsprachigen Spalten in der Excel-Datei.

Begeisterte Kunden

"Ich hab grad meine erste grauenvolle Excel-mit-gelben-Kästchen-Datei unseres CRMs mit Excelling Studio bearbeitet und es funktioniert PHANTASTISCH!!!!!!!! Endlich keine stundenlange Kopiererei mehr!!!!!" - So reagierte Alexandra Hanischläger, Projektmanagerin für den Bereich Sprache und Kommunikation bei der KTM Motorrad AG, nachdem sie Excelling Studio zum ersten Mal angewandt hatte.

Eine typische Excel-Datei zur Übersetzung in SDL Trados Studio

"„Die grüne Spalte gehört in die angeführten Zielsprachen übersetzt, jedoch nur die Zellen, die in der jeweiligen Zielsprache einen roten Hintergrund haben. Geht es sich bis morgen aus?“ Für Projektmanager sind solche Kundeninstruktionen ein fester Bestandteil des Alltags und wir müssen darauf vorbereitet sein, auch solche Aufträge rasch zu bearbeiten. Dafür bietet die Lösung Excelling Studio von Kaleidoscope eine große Unterstützung: Die Datei kann schnell für die Übersetzung aufbereitet werden und die Lieferung läuft ebenfalls glatt", sagt Nelli Harnos, Projekt Management bei eurocom, Österreichs größtem und innovativstem Übersetzungsdienstleister.

Wollen Sie sich auch das Übersetzungsleben von Excel-Sheets in SDL Trados Studio erleichtern? Dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail! Sie können Excelling Studio auch in einer Gratisversion testen: Einfach SDL OpenExchange besuchen und herunterladen! Bitte beachten Sie, dass diese Gratisversion über eine eingeschränkte Funktionalität verfügt.

Excelling Studio: So einfach bringen Sie mit Ordnung in komplexeste Excel-Sheets und deren Übersetzungen!

Translate Excel-Sheets in SDL Trados Studio the Easy Way

The Challenge: "Untranslatable" Excel Files
Or: How to deal with ridiculous translation requirements

"Text in columns C and D should be merged, translated as one segment, and then imported into columns H/I, J/K and L/M for the three target languages. But only if there is not any text there already, and only if there is a number in column A and if the target cell does not have orange background. Ah, by the way: Column E contains the length limitation in pixels and column F a comment, which the translator absolutely needs to see in Studio. And of course column G contains the English translation, which has to be used as a source for Russian. So far for worksheet 1. Now, in worksheet 2 [...]"

Do you ever get Excel files like that for translation? Or maybe just a plain multilingual Excel sheet which has to be translated or maybe aligned (or maybe both)?

The Solution: Excelling Studio

Excelling Studio organizes your Excel files and prepares them for translation in SDL Trados Studio. The tool reads data from the columns and rows of Excel files and converts them to a special XML format. During pre- and post-processing of the files there are a lot of options you can set up. For instance:

• you can merge several columns or even rows in the source Excel into one logical segment in Studio. This is useful, for instance, if some database export contains several fields, which logically form one segment in Studio. The cells from the source Excel are then separated by a break tag in Studio, but can be translated as one unit. The length verification can be done either for each "cell", or for the total segment

• you can define, in which columns the source language can be found, and what target languages should be imported into what cells after translation

• you can have the tool check if there is already a translation in the target cells. If so, you can define if this translation shall be exported to Studio, too, or if it should be ignored. You can even lock these translations in Studio automatically. This feature of exporting the target languages, too, can actually be used as an elegant alignment workflow, since SDLXLIFF files can be directly imported into Studio. 

• you can optionally read the target language from one column but write it back to a different one

• you can define where comments can be found. These comments will then be displayed in Studio as comments

• you can automatically generate projects for many Excel files which always follow a certain naming convention. This is done by mapping export/import tasks to particular filename pattern, thus enabling export/import of an entire directory

You can save the export/import definition as a "task" which you can always run again for identical Excel files. In case the target Excel will contain several languages, the special file type that comes with Excelling Studio will automatically read source and target languages from the XML file and thus generate a multilingual project automatically. You then translate the resulting XML file in Studio as you normally would.

The file type provided will check the length restrictions, based on maximum character or pixel counts. The pixels can either be counted based on a rendering in your operating system or based on a client-specific font width table.

After finalizing the studio project, Excelling Studio will read the XML files back into the Excel file, thus automatically generating a multilingual target Excel file. So you see: With Excelling Studio, it can be easy to process and translate even the most complex Excel sheets!

Enthusiastic Customers

"I have just edited my first horrible Excel with yellow box file of our CRMs with Excelling Studio and it works fantastic!!!!!!!  Finally, I do not have to paste and copy for hours and hours anymore!!!!!! These are the words of Alexandra Hanischläger, project manager for language and communications at KTM Motorrad AG right after she had used Excelling Studio for the first time.

A typical Excel sheet waiting for translation in SDL Trados Studio

""The green column has to be translated into the listed target languages but only the cells that have a red background in the respective target language. We need the translation tomorrow!" For project managers, such customer instructions are an integral part of everyday life and we must be prepared to process such orders quickly. Kaleidoscopes Excelling Studio now provides great support: The Excel file can be quickly prepared for translation and delivery runs smoothly, too," says Nelli Harnos, project manager at eurocom, Austria's largest and most innovative language service provider.

So, do you want to facilitate translations of Excel sheets in SDL Trados Studio, too? All you have to do is write us an email! Or go to SDL OpenExchange, download a free version of Excelling Studio and test it! Please note that this version does not offer all features!

Excelling Studio or it's so easy to bring order into complex Excel sheets and their translations!

Ein Blick zurück – und nach vorn

Unglaublich aber wahr – 2012 ist schon fast vorbei. War das Jahr kürzer oder kommt es uns nur so vor, weil wir bei Kaleidoscope besonders aktiv waren?

Lösung für Übersetzer-Rückfragen

Auch wenn 2012 viel gelungen ist, besonders stolz sind wir auf smartQuery! Damit haben wir nicht nur eine neue Lösung, sondern auch eine völlig neue Software-Kategorie auf den Markt gebracht. Mit smartQuery erschließen Sie das Potential, das in den Rückfragen Ihrer Übersetzer steckt, hinsichtlich Qualität und Terminologie. Wie immer haben unsere Kunden mit ihren Ideen, Anregungen und Verbesserungsvorschläge dazu beigetragen. Dafür wollen wir uns hiermit ausdrücklich bedanken!

Danke für Ihre Ideen 2012 ...

Einen Trend konnten wir 2012 auch ausmachen: Immer mehr Kunden steigen auf SDL WorldServer um. Daher war WorldServer auch ein wichtiges Thema unserer erfolgreichen Roadshow. In Graz, Wels, Bregenz und Wien machten wir Station, um Sie über die Neuigkeiten zu den Themen Übersetzung, Terminologie und Redaktion zu informieren. Das Feedback der Teilnehmer war so überzeugend, dass wir auch nächstes Jahr wieder eine Roadshow veranstalten werden.

Zum Abschluss dieses Jahres haben wir auch unser Team erweitert: Bence Toth wird uns mit seinem Wissen als geprüfter Übersetzer und seiner Erfahrung in der Kundenbetreuung als Technical Sales & Product Manager tatkräftig unterstützen.

... und hoffentlich 2013

Seine Ideen werden auch in die neue Generation von smartQuery und globalReview einfließen. Sollten Sie für unsere Lösungen Wünsche, Ideen und Anregungen haben, würden wir uns über eine kleine E-Mail oder kurzen Anruf freuen! Schließlich macht Ihr Feedback unsere Software zu dem was sie ist. Und gemäß unserem Prinzip „Solutions for SDL Language Workers“ möchten wir Sie auch weiterhin möglichst effizient und effektiv unterstützen.

In diesem Sinne wünschen wir erholsame Feiertage und Zeit zum Relaxen und freuen uns auf ein Wiedersehen in 2013!

Liebe Grüße,

Klaus

A look back – and forward

Unbelievable, but true – 2012 is almost over. Was this year really shorter than usual or is it only because we at Kaleidoscope have been extremely active?

Solution for Translator Queries

Among the many things we achieved in 2012, we are particularly proud of our new smartQuery! With smartQuery, we have launched not only a new solution, but an entirely new software category. smartQuery enables you to manage translator queries, unlock their potential for better quality and use it for input into the terminology workflow. We would like to thank all of you for your valuable ideas and suggestions.

Thanks for Your Ideas in 2012…

In 2012, we also saw more and more customers switching to SDL World Server. Therefore, World Server was also a major highlight of our successful roadshow. In Graz, Wels, Bregenz and Vienna we presented you the latest developments in the fields of translation, terminology, and documentation. The feedback from participants was so convincing that we will organize a roadshow again next year.

At the end of this year, we have expanded our team: Bence Toth will actively support us with his knowledge as a certified translator and his experience in customer service as Technical Sales & Product Manager.

… and 2013

His ideas will find their way into the new generation of smartQuery and globalReview planned for next year. If you have any ideas or suggestions for our software solutions, we really appreciate a short e-mail or quick phone call! After all, your feedback is essential for the success of our software. And faithful to our principle of "Solutions for SDL Language Workers" we would like to continue supporting you as efficiently and effectively as possible.

So, we hope you will be able to enjoy the holiday season! Sit back, relax – and drop by again in 2013!

See you,

Klaus

SDL Trados Studio 2011: Which innovations are here to stay?

SDL Trados Studio 2011 is available for some time now. So, let us check which innovations will prevail. Our conclusions: SDL Trados Studio 2011 eases the translation work, review, and project management. Besides the increased user-friendliness, we find following features noteworthy:

Track Changes – Simplify Collaboration

Trados Studio 2011 comes with a track change functionality that is fully compatible with the correspondent MS Word feature. Now, you have both complete control of all the changes and the possibility to accept or decline these changes. Due to the integrated SDL XLIFF Converter, you can even check, accept and decline changes and comments made in MS word in Trados and vice versa.

If you apply a new filter, you can only see the modified parts of the text. This filter simplifies collaboration and shortens reviewing time considerably.

SDL PerfectMatch 2.0 – Avoid Repetition

PerfectMatch recognizes already translated and approved parts in documents and blocks these segments. This feature is extremely useful if you are in the process of updating translated and approved documents or have to master last-minute changes. Thanks to PerfectMatch you never have to review the same sentence twice.

Users of the Freelance-Version are able to open and use PerfectMatches created with the Professional Version. They, however, cannot create their own PerfectMatches.

Microsoft Word Spell Checking – More accuracy & languages

You now can combine the leading spell checking of MS Word with SDL Trados Studio 2011. All terms of the MS Word Dictionary – even the manually added – are at your disposal in the new Studio version. Of course, you can continue to work with SDL spell checker Hunspell.

Improved QA-Checker

All error messages are easy to find in one designated window. Thus, it takes no time at all to locate the error. A correction (such as deleting a space) will be offered. A simple click on “change” eliminates the error.

New Filters – and a good old  friend

Trados Studio 2011 supports a realm of formats, such as OpenOffice, LibreOffice, StarOffice, etc. and - reintroduced - the classic bilingual Trados-Word-files in the “Workbench” format.

Now, what is your take on SDL Trados Studio 2011? I am looking forward to your statements and comments.