Excel-Sheets "einfach" in SDL Trados Studio übersetzen

Die Herausforderung: “Unübersetzbare“ Excel-Dateien (mit horrenden Anforderungen) 

„Text in Spalte C und D gehört zusammengefasst, übersetzt und in Spalten H, I, J, K, L für die Zielsprachen eingefügt, aber nur, wenn dort noch nichts steht und nur, wenn in Spalte A eine Nummer steht, und Spalte B keinen grünen Hintergrund hat. In Spalte E steht die Längenbeschränkung in Pixel und in Spalte F ein Kommentar, der für die Übersetzer äußerst wichtig ist. In Spalte G steht übrigens die englische Übersetzung, die bitte als Ausgangssprache für Russisch verwenden! Das war Tabellenblatt 1, in Tabellenblatt 2 wiederum […]“

Kommen Ihnen ähnliche Excel-Dateien im Übersetzungsalltag unter? Oder auch "nur" mehrsprachige Excel-Sheets, die übersetzt oder auch z.B. alignt werden sollen - oder beides gleichzeitig?

Die Lösung: Excelling Studio 

Excelling Studio bringt Ordnung in Ihre Excel-Sheets und bereitet diese für die Übersetzung in SDL Trados Studio auf. Dabei werden die Daten gezielt aus Excel-Tabellenblätter und Spalten/Reihen ausgelesen und als spezielles XML an Studio übergeben. Bei der Vor- und Nachbereitung des Excel-Sheets durch Excelling Studio stehen verschiedenste Optionen zur Verfügung, z.B.
• können Sie mehrere Spalten oder Zeilen in der Ausgangs-Excel zu einem Segment zusammenfassen, etwa wenn Stammdaten-Texte aus mehreren Feldern bestehen, die aber „logisch“ zusammengehören. Die Felder werden dann in Studio durch ein "<br/>"-Tag repräsentiert, aber als ein zusammenhängendes Segment betrachtet. Die Längenprüfung kann dann optional für jede „Zelle“ in Excel oder für das gesamte Segment durchgeführt werden,
• legen Sie fest, in welchen Spalten die Ausgangssprache zu finden ist und welche Zielsprachen in welche Spalten importiert werden sollen,
• kann überprüft werden, ob in den Spalten der Zielsprache schon Übersetzungen vorhanden sind. Wenn ja, kann festgelegt werden, ob diese ignoriert oder gleich als Übersetzung mit exportiert werden soll. Darüber hinaus können diese Übersetzungen auch für den Übersetzer gleich gesperrt werden. Mit dieser Funktion können Excel-Dateien auch sehr elegant „alignt“ werden, da die resultierende SDLXLIFF-Datei ja sofort in ein TM importiert werden kann. Optional kann die Zielsprache aus einer Spalte ausgelesen und in eine andere zurückgeschrieben werden.
• definieren Sie, wo etwaige Kommentare zu finden sind. Diese werden als Kommentare in Studio mit angezeigt.
• generieren Sie für Projekte mit vielen Excel-Dateien, die immer wieder gleich sind, ein Mapping zwischen Ausgangsdateien und „Tasks“ und können so einen kompletten Ordner auf einmal konvertieren.

Diese Konfigurationen für Export und Import der Daten können als „Tasks“ abgespeichert werden, damit bei wiederholten Projekten die gewünschten Einstellungen abgerufen werden können.

 Falls die Ziel-Excel gleich mehrere Sprachen umfassen soll, so kann mit den exportierten Dateien und dem eigenen Dateityp sofort ein mehrsprachiges Projekt aus den XMLs erstellt werden, da Studio die Ausgangs- und Zielsprachen aus den XMLs ausliest.

In Studio erfolgt die „normale“ Übersetzung. Mit einem eigenen Dateityp werden gleich auch die Längenprüfungen durchgeführt und zwar auf der Basis von maximalen Zeichen oder Pixeln. Gerendert wird dabei gegen Schriftarten im Betriebssystem oder eine benutzerspezifische Zeichentabelle. 
Nach „Fertigstellen“ des Studio-Projekts liest Excelling Studio alle zielsprachigen XML-Dateien gleichzeitig ein und befüllt damit die zielsprachigen Spalten in der Excel-Datei.

Begeisterte Kunden

"Ich hab grad meine erste grauenvolle Excel-mit-gelben-Kästchen-Datei unseres CRMs mit Excelling Studio bearbeitet und es funktioniert PHANTASTISCH!!!!!!!! Endlich keine stundenlange Kopiererei mehr!!!!!" - So reagierte Alexandra Hanischläger, Projektmanagerin für den Bereich Sprache und Kommunikation bei der KTM Motorrad AG, nachdem sie Excelling Studio zum ersten Mal angewandt hatte.

Eine typische Excel-Datei zur Übersetzung in SDL Trados Studio

"„Die grüne Spalte gehört in die angeführten Zielsprachen übersetzt, jedoch nur die Zellen, die in der jeweiligen Zielsprache einen roten Hintergrund haben. Geht es sich bis morgen aus?“ Für Projektmanager sind solche Kundeninstruktionen ein fester Bestandteil des Alltags und wir müssen darauf vorbereitet sein, auch solche Aufträge rasch zu bearbeiten. Dafür bietet die Lösung Excelling Studio von Kaleidoscope eine große Unterstützung: Die Datei kann schnell für die Übersetzung aufbereitet werden und die Lieferung läuft ebenfalls glatt", sagt Nelli Harnos, Projekt Management bei eurocom, Österreichs größtem und innovativstem Übersetzungsdienstleister.

Wollen Sie sich auch das Übersetzungsleben von Excel-Sheets in SDL Trados Studio erleichtern? Dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail! Sie können Excelling Studio auch in einer Gratisversion testen: Einfach SDL OpenExchange besuchen und herunterladen! Bitte beachten Sie, dass diese Gratisversion über eine eingeschränkte Funktionalität verfügt.

Excelling Studio: So einfach bringen Sie mit Ordnung in komplexeste Excel-Sheets und deren Übersetzungen!

Translate Excel-Sheets in SDL Trados Studio the Easy Way

The Challenge: "Untranslatable" Excel Files
Or: How to deal with ridiculous translation requirements

"Text in columns C and D should be merged, translated as one segment, and then imported into columns H/I, J/K and L/M for the three target languages. But only if there is not any text there already, and only if there is a number in column A and if the target cell does not have orange background. Ah, by the way: Column E contains the length limitation in pixels and column F a comment, which the translator absolutely needs to see in Studio. And of course column G contains the English translation, which has to be used as a source for Russian. So far for worksheet 1. Now, in worksheet 2 [...]"

Do you ever get Excel files like that for translation? Or maybe just a plain multilingual Excel sheet which has to be translated or maybe aligned (or maybe both)?

The Solution: Excelling Studio

Excelling Studio organizes your Excel files and prepares them for translation in SDL Trados Studio. The tool reads data from the columns and rows of Excel files and converts them to a special XML format. During pre- and post-processing of the files there are a lot of options you can set up. For instance:

• you can merge several columns or even rows in the source Excel into one logical segment in Studio. This is useful, for instance, if some database export contains several fields, which logically form one segment in Studio. The cells from the source Excel are then separated by a break tag in Studio, but can be translated as one unit. The length verification can be done either for each "cell", or for the total segment

• you can define, in which columns the source language can be found, and what target languages should be imported into what cells after translation

• you can have the tool check if there is already a translation in the target cells. If so, you can define if this translation shall be exported to Studio, too, or if it should be ignored. You can even lock these translations in Studio automatically. This feature of exporting the target languages, too, can actually be used as an elegant alignment workflow, since SDLXLIFF files can be directly imported into Studio. 

• you can optionally read the target language from one column but write it back to a different one

• you can define where comments can be found. These comments will then be displayed in Studio as comments

• you can automatically generate projects for many Excel files which always follow a certain naming convention. This is done by mapping export/import tasks to particular filename pattern, thus enabling export/import of an entire directory

You can save the export/import definition as a "task" which you can always run again for identical Excel files. In case the target Excel will contain several languages, the special file type that comes with Excelling Studio will automatically read source and target languages from the XML file and thus generate a multilingual project automatically. You then translate the resulting XML file in Studio as you normally would.

The file type provided will check the length restrictions, based on maximum character or pixel counts. The pixels can either be counted based on a rendering in your operating system or based on a client-specific font width table.

After finalizing the studio project, Excelling Studio will read the XML files back into the Excel file, thus automatically generating a multilingual target Excel file. So you see: With Excelling Studio, it can be easy to process and translate even the most complex Excel sheets!

Enthusiastic Customers

"I have just edited my first horrible Excel with yellow box file of our CRMs with Excelling Studio and it works fantastic!!!!!!!  Finally, I do not have to paste and copy for hours and hours anymore!!!!!! These are the words of Alexandra Hanischläger, project manager for language and communications at KTM Motorrad AG right after she had used Excelling Studio for the first time.

A typical Excel sheet waiting for translation in SDL Trados Studio

""The green column has to be translated into the listed target languages but only the cells that have a red background in the respective target language. We need the translation tomorrow!" For project managers, such customer instructions are an integral part of everyday life and we must be prepared to process such orders quickly. Kaleidoscopes Excelling Studio now provides great support: The Excel file can be quickly prepared for translation and delivery runs smoothly, too," says Nelli Harnos, project manager at eurocom, Austria's largest and most innovative language service provider.

So, do you want to facilitate translations of Excel sheets in SDL Trados Studio, too? All you have to do is write us an email! Or go to SDL OpenExchange, download a free version of Excelling Studio and test it! Please note that this version does not offer all features!

Excelling Studio or it's so easy to bring order into complex Excel sheets and their translations!

Transcreation – the creative way to bridge cultures, markets, and continents*

Sometimes, translations do not suffice. That’s when transcreation comes into play. For example, it would not have been appropriate for McDonald’s to translate its iconic “I’m lovin’ it” into Mandarin. Instead – and in adherence to the Chinese conventions and retaining its youthful, confident street vibe of the original – McDonald’s opted for “I just like (it).

Although “Transcreation” is a relatively new term, it already found its way into Wikipedia: “[…] A successfully transcreated message evokes the same emotions and carries the same implications in the target language as it does in the source language. Increasingly, transcreation is used in global marketing and advertising campaigns as advertisers seek to transcend the boundaries of culture and language.” As opposed to localization, Transcreation is based on translation, but adds an element of new creation in the target language.  

Complex Process 

As clear and thorough as this definition may sound, it obviously does not cover the complex processes that are a prerequisite for successful transcreation projects and all the needed parties involved in it. Being allowed to deviate from the source text allows creative and more "fitting" approaches, but reduces the control clients have over their documents in all cultures. And the further you take transcreation, the clearer the original message brief must be conveyed to all stakeholders: Creative briefs – normal starters for source-language marketing campaigns – become a key requirement for transcreation, too. The degree of transcreation also depends on the type of campaign you envision and how much difference there is in the way a product is used in the target markets, and what features are perceived to be important. How far can transcreation go, and what does a client have to provide in order to ensure the target texts still remain faithful to the original intention while allowing the local color to find its way into the messaging? How can the many more parties involved work together to make the end product work while still conveying the same general intention? What are the skill and tool sets all the parties need? How can existing translation technology cope with this and where are new approaches necessary? And what approaches? What are the implications on turnaround times and cost? Are clients willing to take longer deadlines and additional cost into account and why?  

Thorough Insight 

These and more questions have been the focus of a project at eurocom which was co-funded by the Vienna Business Agency, a subsidiary of the City of Vienna, and was nominated as a finalist in the "Service Awards 2013". Together with two master thesis students at the University of Graz we have investigated the opinions, expectations and possibilities of both our clients (!) and our vendors to venture into a process like this. For example, 92% of all interviewees would appreciate a transcreation portal of some kind which should be easy to use, intuitive, have the possibility of defining workflows, allow several users to access documents at same time, track changes and make these traceable to different collaborators, integrate terminology and include visuals so reviewers can see text in context of where it will be used. We also have analyzed the little literature that exists on this topic. And based on all this input, we have developed a refined collaborative process, defined a skill set and built a prototype of a platform that can cope with all these expectations. This platform helps us to reduce process costs – remember, it’s a very complex process! – avoid slips and eventually helps our customers to sell more with customized marketing materials with less work.  

Key Findings 

So, let’s summarize what we have learned from all our investigations and projects so far: In order to cope with transcreation projects successfully you need

• to decide on type of campaign and level of transcreation
• to get a briefing for message
• to define a team and who decides what (internally and externally)
• to introduce and adhere to collaborative process and tools

Contact us if you need more information!

*Please note that this is a joint blog post with eurocom. Kaleidoscope and eurocom hosted a session on the topic of transcreation at Gala 2014 in Istanbul.

SDL Trados Studio 2011: Which innovations are here to stay?

SDL Trados Studio 2011 is available for some time now. So, let us check which innovations will prevail. Our conclusions: SDL Trados Studio 2011 eases the translation work, review, and project management. Besides the increased user-friendliness, we find following features noteworthy:

Track Changes – Simplify Collaboration

Trados Studio 2011 comes with a track change functionality that is fully compatible with the correspondent MS Word feature. Now, you have both complete control of all the changes and the possibility to accept or decline these changes. Due to the integrated SDL XLIFF Converter, you can even check, accept and decline changes and comments made in MS word in Trados and vice versa.

If you apply a new filter, you can only see the modified parts of the text. This filter simplifies collaboration and shortens reviewing time considerably.

SDL PerfectMatch 2.0 – Avoid Repetition

PerfectMatch recognizes already translated and approved parts in documents and blocks these segments. This feature is extremely useful if you are in the process of updating translated and approved documents or have to master last-minute changes. Thanks to PerfectMatch you never have to review the same sentence twice.

Users of the Freelance-Version are able to open and use PerfectMatches created with the Professional Version. They, however, cannot create their own PerfectMatches.

Microsoft Word Spell Checking – More accuracy & languages

You now can combine the leading spell checking of MS Word with SDL Trados Studio 2011. All terms of the MS Word Dictionary – even the manually added – are at your disposal in the new Studio version. Of course, you can continue to work with SDL spell checker Hunspell.

Improved QA-Checker

All error messages are easy to find in one designated window. Thus, it takes no time at all to locate the error. A correction (such as deleting a space) will be offered. A simple click on “change” eliminates the error.

New Filters – and a good old  friend

Trados Studio 2011 supports a realm of formats, such as OpenOffice, LibreOffice, StarOffice, etc. and - reintroduced - the classic bilingual Trados-Word-files in the “Workbench” format.

Now, what is your take on SDL Trados Studio 2011? I am looking forward to your statements and comments.

Übersetzerrückfragen oder Wie nütze ich das brach liegende Potential für Terminologie und Textqualität

Übersetzerrückfragen oder Wie nütze ich das brach liegende Potential für Terminologie und Textqualität

 Übersetzer mit ihrem ausgeprägten Sprachgefühl sind ausgezeichnete „Usability-Tester“ von Texten aller Art. Durch ihre Querys machen Übersetzer die Autoren auf Ambivalenzen im Ausgangstext aufmerksam. Andere Rückfragen wiederum sind terminologischer Natur. Zusammen stellen diese Querys einen hohen Mehrwert dar, den es zu nutzen gilt. 

Warum noch niemand Übersetzer-Rückmeldungen systematisch in den Workflow eingebaut hat, bleibt daher rätselhaft. Nicht zuletzt weil durch einen systematischen Ansatz einerseits die sprachliche Qualität des Ausgangstexte erhöht werden kann. Andererseits lassen sich durch den zusätzlichen Auf- bzw. Ausbau der Terminologie auch wesentliche Kosten sparen.

Die Schwesterfirmen eurocom und Kaleidoscope haben sich daher gemeinsam dieses Thema angenommen und gehen der spannenden Fragestellung nach, wie z.B.: Wie können Übersetzerrückfragen kollaborativ und web-basiert gelöst werden? Wie können Terminologie relevante Rückfragen als Termkandidaten weiterverwendet und Verbesserungsvorschläge an die technischen Autoren weitergeleitet werden?

Mehr erfahren Sie über dieses Thema in den nächsten Wochen und Monaten hier in diesem Blog, auf unserer Facebook-Seite, in unseren Tweets – und natürlich auch „live“: So leiten Anita Wilson, meine Kollegin von eurocom, und ich am eine Diskussionsrunde anlässlich der Gala am 29.3. 2011 in Lissabon. Des Weiteren halten Anita und ich einen Vortrag zu diesem Thema im Rahmen der tekom Frühjahrstagung am 14/15.4. 2011 in Potsdam.

Was sind Ihre Meinung und Ideen zu diesem Thema? Schreiben Sie mir (blog (at) kaleidoscope.at) und/oder posten Sie!